ПОЛОЖЕНИЕ об отделе обеспечения документооборота и контроля аппарата акима Туркестанской области

Приложение 3 к приказу

руководителя аппарата акима

Туркестанской области

от « 30 » апреля 2020 года № 26-н/қ

Приложение 17 к приказу руководителя

аппарата акима Туркестанской области

от «14» октября 2019 года № 37-н/қ

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе обеспечения документооборота и контроля аппарата акима Туркестанской области

1. Общие положения
2. Отдел обеспечения документооборота и контроля аппарата акима Туркестанской области (далее – отдел) является структурным подразделением аппарата акима Туркестанской области (далее - государственный орган).
3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
4. Структура, штатная численность отдела утверждается руководителем аппарата акима Туркестанской области.

2. Основные задачи, функции и права отдела

4. Задача: осуществление контроля и документационного обеспечения деятельности аппарата акима области, организация работы по учету, прохождению, рассмотрению и отправке документов.

Функции:

1) организация своевременного приема, регистрации входящей корреспонденции, регистрации, отправки исходящей корреспонденции из вышестоящих органов, поступивших в Аппарат акима области;

2) первичная обработка, предварительное рассмотрение, прохождение и доведение до исполнителей документов, поступивших в Аппарат акима области;

3) организация системы контроля и снятия с контроля сроков исполнения, установленных в документах, поступивших от президента и Правительства Республики Казахстан, Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, парламента, министерств и других вышестоящих органов, протокольных поручениях акимата области;

4) анализ и доклад руководству по фактам нарушения установленного порядка оформления документов;

5) систематическое напоминание исполнителям о сроках исполнения контрольных документов;

6) обеспечение совершенствования делопроизводства, внесение предложений по вопросам организации документирования в аппарате акима области, акиматах районов и городов, государственных органах, финансируемых из областного бюджета;

7) определение порядка работы с документами;

8) координация правильности оформления документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции;

9) организация работы по регистрации, направлению исполнителям, учету и хранению протоколов, постановлений акимата области, решений и распоряжений акима области, приказов руководителя аппарата акима области, протоколов совещаний, проводимых акимом области.

10) ведение учета служебных бланков;

11) организация своевременного приема, регистрации документов ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», регистрации, отправки исходящей корреспонденции;

12) оказание методической помощи работникам аппарата акима области, местных исполнительных органов области по организации делопроизводства.

5. Задача: хранение документов в аппарате акима области, передача в архив.

Функции:

1) Организация работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов аппарата акима области;

2) техническая обработка документов, хранящихся в архиве;

3) сдача в архив просроченных документов в соответствии со сроками хранения;

4) хранение в текущем архиве акимата области комплектов документов с оригиналами;

5) определение индексов структурных подразделений аппарата акима области;

6) составление сводной номенклатуры дел, списков корреспонденции аппарата акима области;

7) выдача в установленном порядке копий документов и архивных справок.

6. Права и обязанности:

1) запрашивать у структурных подразделений государственного органа документы и сведения, необходимые для выполнения своих задач, предусмотренных настоящими Правилами;

2) получать устные и письменные справки, пояснительные записки и иные документы от руководителей и должностных лиц местных исполнительных органов области по реализации документов, поступающих из вышестоящих органов президента и Правительства Республики Казахстан, Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, парламента, министерств и других в соответствии с требованиями действующего законодательства, постановлений акимата области, решений, распоряжений, протокольных поручений акима области;

3) вносить предложения руководству аппарата акима области о наложении дисциплинарных взысканий на ответственных лиц, допустивших нарушения исполнительской дисциплины и требований к документированию в аппарате акима области, местных исполнительных органах области.

3. Организация деятельности отдела
4. Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации своих основных задач и функций в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
5. Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
6. Осуществляет общее руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на структурное подразделение государственного органа задач и осуществление им своих функций.
7. Руководитель отдела представляет руководителю государственного органа предложения по структуре и штатному расписанию структурного подразделения.
8. Руководитель отдела в этих целях осуществляет иные полномочия в соответствии с законами и актами Президента Республики Казахстан.
9. Документы, направляемые от имени отдела в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, подписываются руководителем отдела, а в случае его отсутствия - главным инспектором, его замещающим.